广东省知识产权局、广东省档案局关于印发《广东省专利行政执法档案管理办法》的通知

各地级以上市知识产权局、档案局：

为进一步加强全省专利行政执法工作的有效监督，规范案件档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及相关规定，结合专利行政执法档案的特点，现制定《广东省专利行政执法文书材料归档办法》及有关式样，并印发给你们，请认真贯彻执行。在执行过程中如遇问题，请及时与广东省档案局或广东省知识产权局联系（省档案局联系人：李彩香，联系电话：83132954；省知识产权局联系人：刘嵘，联系电话：87610019）。

广东省知识产权局

广东省档案局

二○○三年十月九日

广东省专利行政执法文件材料归档办法

第一章 总则

第一条 为了加强管理专利工作的部门专利行政执法档案的标准化、规范化建设，统一立卷归档方法，提高科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《专利行政执法办法》等有关规定，结合专利行政执法档案的特点，制定本办法。

第二条 专利行政执法档案，是指管理专利工作的部门在专利行政执法工作中直接形成的，具有保存查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。

第三条 专利行政执法档案是专利行政执法活动的真实记录和历史凭证，是管理专利工作的部门档案的重要组成部分。各级管理专利工作的部门应切实加强对专利行政执法档案工作的领导，提供档案工作必须的设施，配备专、兼职档案管理人员，将专利行政执法档案工作纳入专利行政执法工作的发展规划。

第四条 各级管理专利工作的部门专利行政执法档案管理工作接受上级管理专利工作的部门和同级档案行政管理部门的检查、监督、指导。 第二章 专利行政执法文件材料的形成

第五条 各级管理专利工作的部门应当将专利行政执法文件材料的形成、积累工作列入有关部门的职责范围以及有关人员的岗位责任，并形成制度。归档的文件材料必须完整、准确，保持有机联系，反映工作全过程。

第六条 专利行政执法的文件材料必须用A4规格纸张，并用签字笔或钢笔（用碳素或蓝黑墨水）书写、签发，同时应保证图像清晰、字迹工整、签字手续完备。 第三章 专利行政执法文件材料的收集

第七条 凡是反映专利行政执法活动，具有保存查考利用价值的文件材料均属必须归档范围。

第八条 办案人员在结案后一个月内，应认真检查全案的文件材料是否收集齐全，若发现文件材料不齐备的，应及时补齐或补救，并去掉与本案无关的材料。

第九条 归档的专利行政执法文件材料，一般只保存一份（有领导批示的除外），重份的材料应剔除。管理专利工作的部门的调解书、处理决定书、撤销案件通知书可保留三份，装入卷盒内备用。

第十条 下列专利行政执法文件材料可以不归档，由承办单位自行处理：

（一） 没有参考价值的信封、转办单、工作材料；

（二） 内容相同的重份材料；

（三） 与本案无关的材料。 第四章 专利行政执法文件材料的整理编目

第十一条 专利行政执法的文件材料由办案人员或指定有关人员负责整理。

第十二条 专利行政执法的文件材料，按年度、一案一号的原则，单独立卷。每个案件从立案到结案所形成的法律文书、公文、函电等一律使用立案时编定的案号。

第十三条 专利行政执法的文件材料，应按照利于保密、方便利用的原则，分别立为正卷和副卷。

第十四条 专利行政执法文件材料的排列顺序，应按照行政执法程序的客观进程形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列。具体排列顺序见各类案件卷内目录式样（附件4至附件12）。

第十五条 文件材料经过系统排列后，应逐页编号。页号一律用阿拉伯数字编写在有文字正面的右下角，背面的左下角。案卷封面（式样见附件3）、卷内目录、备考表（式样见附件14）、封底不编号。

第十六条 卷内目录应按文件材料排列顺序逐件填写。一份文件材料编一个顺序号。卷内目录式样见附件4至附件12，立卷时根据案件性质选用相应的一种，并在目录的相应"材料名称"之后填上所在页次。属卷内目录所列范围之外的应归档材料，放在"其他"栏填写或归入"附书证"栏中。

第十七条 专利行政执法档案的保管期限为永久、长期两种。凡具有长远查考、利用价值的典型的、重大的、以处理方式结案的作为永久保存；凡在50年内具有查考、利用价值的为长期保存。

第十八条 案卷装订前，应对文件材料进行全面检查，材料不完整的应补齐，破损或褪色的应修补、复制。订口过窄或有字迹的应粘贴衬纸。纸张过大的材料应修剪折叠。加边、加衬、折叠均以A4规格纸张为准。需要附卷保存的信封，应打开展平加贴衬纸，邮票不得取掉。文件材料上的金属物应剔除干净。卷宗的装订必须牢固、整齐、美观、不丢页、不压字、不损坏文件，不妨碍阅读，便于保管和利用。

第十九条 每卷的厚度以不超过15毫米为宜。材料过多的，应按顺序分册装订。

第二十条 案卷采用左侧三孔一线方法装订，以地脚和翻口取齐。

第二十一条 独立成册的书证材料，应与正卷材料一起组卷，作为案卷的附件编号，一起装盒。

第二十二条 每一案件的案卷应按照案卷号顺序装入档案盒（式样见附件1、附件2、），并按要求填写档案盒封面和脊背内容。

第二十三条 汇编《档案目录》。《档案目录》由目录夹、《立卷说明》、《案卷目录》（案卷目录式样见附件13）三部分组成，以年度为顺序，一年一本或几年一本。

《立卷说明》的内容包括：本年度执法工作概况；本年度文书立卷情况（含立卷工作的组织情况、文件材料完整与否、案卷数量、有何缺陷和问题等）。 《档案目录》必须汇编一式三份，作为档案室基本的检索工具和进馆档案的移交目录。 第五章 专利行政执法文件材料的移交

第二十四条 案件结案后2年内由执法档案管理人员向本单位档案综合管理部门移交。

第二十五条 档案综合管理部门应逐卷清点，检查案卷质量，对不符合规定要求的案卷应及时地采取措施予以补救。档案综合管理部门确认移交案卷符合要求后，交接双方要在案卷移交清单上签字。 第六章 附则

第二十六条 各级管理专利工作的部门可根据本办法，结合本单位的具体情况，制定实施细则。

第二十七条 本办法由广东省档案局和广东省知识产权局负责解释。

第二十八条 本办法自2004年1月1日起施行。